gestión de almacenes

Podríamos decir que la gestión de almacenes es aquella actividad que se encuentra entre la gestión de suministros y el control de los pedidos y la distribución de los mismos. Es, así, una de las partes más importantes del proceso de suministro, puesto que hay que tomar control de los materiales necesarios, del suministro, de los medios de producción necesarios… Y todo ello manteniendo un equilibrio y un ritmo constante e ininterrumpido. ¿Cuáles son las claves para esta gestión?

 

¿Qué es la gestión de almacenes?

Empecemos por definir el concepto de gestión de almacenes. Este término se refiere al control de todos los materiales necesarios en la producción, en cualquier sentido, de nuestro producto final. En algunas empresas se le da poca importancia a esta actividad y se ubican los almacenes donde se puede, no hay normas de seguridad o no se ejecutan, no se agrupa de manera eficiente el tipo de material y producto… Actuar de esta manera puede llevar a una incorrecta o poco efectiva gestión de almacenes.

Un cambio de perspectiva en nuestra organización hará que el resultado global se dispare en cuanto a resultados financieros. Necesitamos, por ejemplo, el compromiso del personal así como dotar a los operarios de la formación y equipos necesarios. Para aprender conceptos clave sobre estrategias de distribución y cómo escoger el partner o socio consulta este otro artículo de Bextok.

 

Procesos de la gestión de almacenes

En la administración del almacenamiento son varios los actores que entran en juego:

  • Recibir. Cualquier recepción de material que tenga lugar en un almacén, ya sea una devolución o los materiales con los que fabricaremos un producto, tiene que ser controlado. La manera de controlar estos procesos es el inventariado. Tenemos que controlar todo lo que entra en nuestro almacén de manera escrupulosa.
  • Almacenar. Los objetos son identificados, numerados y sometidos a un control. Asimismo se guarda en un lugar: este lugar debe reunir unas condiciones óptimas.
  • Controlar. Llevar un control estricto a través de un inventario permite controlar el stock y todos los movimientos del producto en la cadena de fabricación y suministro.
  • Preparar los pedidos. En esta fase o factor el indicador a controlar dependerá de las características de la mercancía. Por ejemplo, si el producto es perecedero se tendrá en cuenta la fecha de caducidad.
  • Salida del producto. El despacho constituye el embarque de la mercancía y los procesos relacionados: rellenar hojas de control de albarán, inspeccionar el material y su integridad…

 

¿Qué es la trazabilidad?

Este concepto tiene que ver con el hecho de poder seguirle la pista a cualquier producto. Es decir, conocer todas las características que lo definen y dónde se encuentra en todo momento, así como de donde provienen sus materiales de fabricación. Debemos ser capaces de saber hacia dónde se dirige el producto y otros detalles de su ubicación. Hay varias herramientas que podemos usar para conseguir este objetivo y asegurarlo.

  • Identificar el producto. De manera individual o a nivel de unidad así como de lote.
  • Recopilar datos. Hay que recoger y poseer sistemas que permitan almacenar los datos relativos a la identificación.
  • Gestionar los datos. Es eficaz disponer de programas informáticos como bases de datos más o menos sofisticadas en función de la actividad.

 

Condiciones de almacenamiento

El lugar físico donde almacenemos nuestros productos y materiales debe ajustarse a sus características son factores a controlar:

  • Temperatura adecuada del espacio basado en el tipo de materiales que estemos manejando. Hay que poder garantizar su integridad y seguridad.
  • Condiciones de limpieza, estabilidad, iluminación. Para garantizar la seguridad tanto de nuestros operarios como de cada pieza que se transporte o manipule debemos asegurar que el espacio esté bien iluminado, los compartimentos, estantes o cualquier otra manera de almacenaje cumplan las medidas de seguridad oportunas, etc.

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