factura proforma

Seguro que has oído hablar de un documento llamado factura proforma. Es muy habitual que ciertos empresarios o compañías te pidan este documento antes de aprobar un presupuesto. Pero, ¿qué diferencia hay entre una factura proforma y una factura convencional o un presupuesto? ¿Para qué sirve exactamente? En este post resolvemos todas tus dudas acerca de la factura proforma.

 

Todo lo que debes saber sobre la factura proforma

 

Qué es la factura proforma

Una factura proforma es un documento que no tiene validez fiscal ni contable. Podríamos decir que es como un presupuesto pero de manera más oficial, aunque no tiene ninguna obligación legal.

Utilidad

La factura proforma suele usarse en operaciones comerciales u operaciones en el terreno de la exportación, aunque también puedes encontrarla en otros ámbitos. Principalmente se usa como cierto compromiso entre dos empresas o dos empresarios: es más que un presupuesto pero menos que una factura convencional.

Contenido

Aunque la factura proforma no tiene validez legal, fiscal o contable, debe contener ciertos elementos imprescindibles para que la otra parte pueda validarla. A continuación, te detallamos algunos de ellos:

  • Fecha de emisión
  • Identificación fiscal de ambas partes (incluye nombre, domicilio, identificador fiscal como el NIF, IVA comunitario si es necesario)
  • Descripción completa del servicio, mercancía o productos que se acuerdan, como en una factura o presupuesto normales
  • Cantidades, precios unitarios, precios totales, divisa…
  • En el caso de exportaciones, también deberás mencionar gastos de transporte, seguro, etc

Hay otro punto importante que debe contener la factura proforma, y es que debe leerse claramente la palabra “proforma”. Sino, podemos llegar a confundirnos (nosotros o el receptor de la factura proforma).

Diferencias vs factura convencional

Es importante no confundir la factura proforma con una factura convencional. Principalmente porque la factura proforma, como decíamos, no tiene validez fiscal, contable o legal. Tampoco aparecerá en la cuenta de resultados ni en el modelo 303 del IVA. No obstante, sí tiene validez a nivel de acuerdo comercial: una factura proforma no puede modificarse.

Por otra parte, así como las facturas y los presupuestos tienen una numeración correlativa, las facturas proforma no la llevan, no es necesario que estén enumeradas. De hecho, muchas empresas no sellan ni firman las facturas proforma: no están obligadas, a no ser que la otra parte lo solicite.

Cómo se hace la factura proforma

Seguramente en tu negocio usáis algún programa de facturación. Estos programas, así como facilitar la manera de hacer presupuestos y facturas, seguro que también tiene algún apartado para hacer las facturas proforma. Infórmate con tu proveedor o pregunta en el departamento de contabilidad.

Transformar en factura

Una vez hayan aprobado definitivamente la factura proforma, recuerda que deberás hacer la factura convencional, con toda la información habitual y numerada como de costumbre.

Ahora que sabes que la factura proforma sirve para concretar una compra, cuéntanos: ¿las has usado alguna vez? ¿Tienes intención de usarlas? ¿Qué tipo de mercancías has tenido que expresar en una factura proforma?